Gestionnaire des opérations et de l’administration

Lieu : Télétravail à Ottawa, ON
Type d’emploi : Temps plein, contrat d’un an
Déplacements : Quelques déplacements requis (~10 % maximum)
Salaire : 70 000 $ à 80 000 $, selon l’expérience et l’expertise

Date limite : 26 janvier 2026

À propos d’À Voix Égales

À Voix Égales est un organisme de bienfaisance national enregistré dont la mission est d’atteindre la parité des genres en politique canadienne. Depuis 2001, nous sommes à l’avant-garde de la recherche, de l’éducation et du développement du leadership afin d’augmenter la représentation des femmes et des personnes de diverses identités de genre – à tous les niveaux de gouvernement. Grâce à nos programmes, nous offrons la formation, les ressources et les réseaux nécessaires pour que les femmes et les personnes de diverses identités de genre puissent se présenter aux élections et s’accomplir dans la vie politique.

Pourquoi se joindre à À Voix Égales?

À Voix Égales est une petite équipe à fort impact qui valorise la collaboration, l’innovation et l’adaptabilité. En tant qu’organisation multipartite, nous rassemblons des personnes de tous les horizons politiques afin de renforcer la démocratie et de promouvoir l’équité entre les genres dans les fonctions publiques.

Nous offrons un milieu de travail flexible et bienveillant, avec plusieurs avantages, notamment :

• Un salaire compétitif
• Des avantages sociaux complets, incluant l’assurance santé et dentaire
• Compensation pour l’aménagement d’un bureau à domicile, l’Internet et le téléphone cellulaire (plafonds applicables)
• Des horaires de travail flexibles, tout en étant disponible pendant les heures principales de l’équipe (10h – 16h HNE)
• Trois semaines de vacances
• Des possibilités de développement professionnel et de réseautage

À propos du poste

La personne occupant le rôle de gestionnaire des opérations et de l’administration jouera un rôle clé afin d’assurer le bon fonctionnement et l’efficacité d’À Voix Égales. Cette personne soutiendra l’équipe en gérant les opérations quotidiennes, les systèmes administratifs et les processus financiers, tout en contribuant à ce que le travail de l’organisation soit bien coordonné, structuré et réactif.

La personne idéale est très organisée, rigoureuse et à l’aise de travailler à l’intersection de l’administration, des opérations et du soutien financier. Elle est motivée par l’idée de contribuer à la mission et à l’impact d’À Voix Égales grâce à un solide leadership opérationnel.

Responsabilités principales :

Opérations exécutives et de bureau

• Prendre en charge les calendriers, réunions, déplacements et aspects logistiques de la direction générale et de l’équipe de direction
• Agir à titre de personne-ressource et de point de filtrage pour les contacts internes et externes, en triant les demandes, les courriels et les demandes de rencontres
• Superviser les boîtes courriel partagées et générales, en assurant des réponses et des suivis rapides et professionnels
• Superviser les communications entrantes et sortantes, et veiller au respect de normes de communication professionnelles
• Rédiger, réviser et mettre en forme les courriels, notes de service, comptes rendus de réunion et rapports internes
• Coordonner la commande du matériel organisationnel et pour les événements, incluant la signalisation, les bannières et les fournitures

Gestion de l’information, des données et des dossiers

• Maintenir et mettre à jour le système CRM de l’organisation, en s’assurant que les informations sur les contacts et les parties prenantes sont exactes et à jour
• Gérer les listes de contacts dans différents systèmes afin de soutenir les activités de financement, les programmes et les communications
• Maintenir des systèmes de classement numérique organisés pour les documents du conseil d’administration, les contrats, les politiques et les communications
• Trier et suivre les documents clés, en veillant à ce que les informations sensibles soient traitées de manière sécurisée et confidentielle

Soutien financier et administratif

• Assister dans les processus de comptes fournisseurs et comptes clients, incluant la facturation, les paiements et le suivi des comptes impayés
• Appuyer le traitement et la réconciliation des dons, en collaboration avec l’équipe du développement
• Préparer la documentation financière pour les comptables, les auditeurs et le directeur financier, en fonction des besoins
• Aider au suivi du budget et des dépenses, en signalant rapidement toute divergence ou problème
• Fournir un soutien administratif pour les subventions, les demandes de financement et les rapports financiers

Recherche et rapports

• Effectuer des recherches et préparer des notes d’information sur les politiques, les partenaires, les événements et les priorités organisationnelles
• Élaborer des documents de référence, des résumés et des documents de suivi pour la direction générale et le conseil d’administration, en fonction des besoins

Qualifications et formation

• 5 à 7 ans ou plus d’expérience en opérations, administration, assistance à la direction ou gestion de bureau
• Expérience dans le soutien à la haute direction dans un environnement dynamique, à distance ou hybride
• Bonne compréhension de l’administration financière, incluant les comptes clients/fournisseurs, la facturation et le suivi des dépenses
• Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et esprit proactif orienté vers les solutions
• Solides compétences en communication écrite et jugement avisé dans le traitement d’informations sensibles
• À l’aise avec l’utilisation d’outils tels que Microsoft 365, Zoom, Monday.com, les systèmes CRM, Mailchimp, Canva, Adobe et d’autres plateformes similaires
• Démontrer du professionnalisme, de la discrétion et de la diplomatie, tout en étant capable de gérer efficacement des priorités concurrentes

Comment postuler

Veuillez transmettre votre CV et votre lettre de motivation à l’adresse [email protected] avant la fin de la journée du 26 janvier 2026. Les candidatures seront examinées au fur et à mesure, donc nous encourageons les envois soumis rapidement.

À Voix Égales s’engage à un processus de recrutement équitable et sans obstacles. Nous encourageons les candidatures de personnes racisées, autochtones, LGBTQ+, en situation de handicap, ainsi que d’autres groupes en quête d’équité. De plus, des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats participant au processus de sélection.