Coordonnateur·trice des programmes

Lieu : Télétravail (Partout au Canada; une certaine flexibilité est requise pour s’adapter aux fuseaux horaires canadiens)
Type d’emploi : Temps plein, contrat d’un an avec possibilité de prolongation
Déplacements : Quelques déplacements requis (~10 %)
Salaire : 50 000 $ à 65 000 $ selon l’expérience et les compétences

À propos d’À Voix Égales

À Voix Égales est un organisme de bienfaisance national, bilingue et multipartite, qui a pour mission d’élire davantage de femmes et de personnes de diverses identités de genre à tous les niveaux de gouvernement. Depuis 2001, nous sommes à l’avant-garde de la recherche, de la sensibilisation et du développement du leadership afin d’accroître la représentation des femmes et des personnes de diverses identités de genre en politique.

Avec une équipe répartie à travers le pays et appuyée par un réseau national de bénévoles, À Voix Égales est une organisation innovante et agile. Nous fonctionnons selon une structure collaborative où chacun et chacune joue un rôle essentiel et influent. Le multipartisme est au cœur de notre travail, nous réunissons des personnes de tous les partis politiques autour d’un objectif commun : augmenter la représentation des femmes et des personnes de diverses identités de genre en politique canadienne.

Pourquoi se joindre à l’équipe d’À Voix Égales?

À Voix Égales est une petite équipe, mais qui génère un impact fort, qui valorise la collaboration, l’innovation et l’adaptabilité. En tant qu’organisation multipartite, nous unissons des personnes de tous horizons politiques afin de renforcer la démocratie et de promouvoir l’équité entre les genres dans les instances politiques.

Nous offrons un milieu de travail flexible et bienveillant avec plusieurs avantages, dont :

• Salaire concurrentiel
• Régime complet d’avantages sociaux (santé et dentaire)
• Compensation pour l’équipement de bureau à domicile et l’internet (sous réserve de plafonds)
• Horaire de travail flexible
• Trois semaines de vacances
• 10 jours de congé personnel ou de maladie
• Congés les vendredis d’été (tous les vendredis de juillet et août)
• Possibilités de perfectionnement professionnel et de réseautage

À propos du poste

Ce rôle soutiendra la coordination et la mise en œuvre des écoles de campagne politique, des activités de sections et d’autres programmes virtuels ou en personne d’À Voix Égales. Relevant de la directrice des affaires publiques, des programmes et travaillant en étroite collaboration avec la responsable des événements ainsi que de la directrice des opérations, ce poste s’adresse à une personne proactive, organisée et motivée, à l’aise autant dans des contextes virtuels qu’en personne.

Ce poste est basé sur une moyenne de 35 heures par semaine et peut inclure des événements en soirée ou la fin de semaine.

Principales responsabilités

Calendrier, planification et notes d’information

• Gérer proactivement un calendrier détaillé des activités internes et externes.
• Coordonner les disponibilités de l’équipe, des parties prenantes et partenaires à travers le pays.
• Envoyer des rappels, confirmer les présences et organiser des reports d’évènements si nécessaire.
• Rédiger et distribuer des ordres du jour et des notes d’information.
• Préparer du matériel professionnel pour les événements (biographies des conférencier·ère·s, listes des participants, résumés de programme).
• S’assurer que les documents pour les écoles de campagne politique et les programmes reflètent adéquatement la mission et les valeurs d’À Voix Égales.

Logistique des événements et programmes

• Gérer la logistique complète des écoles de campagne politique, conférences, réceptions et autres événements.
• Coordonner le choix et l’installation des lieux (besoins audiovisuels, accessibilité).
• Réserver les déplacements et hébergements du personnel, des conférencier·ère·s et des invité·e·s.
• Sélectionner des options de restauration inclusives, répondant aux divers besoins alimentaires et culturels.
• Collaborer avec des fournisseurs externes pour assurer une prestation de services de qualité et anticiper les imprévus.

Gestion des conférenciers et invités

• Développer des stratégies pour recruter des conférenciers et animateur·trice·s diversifiés et de qualité.
• Rechercher et constituer une banque de conférencier·ère·s, panélistes et experts représentant la pluralité politique.
• Gérer les invitations, confirmations, logistiques et honoraires des conférenciers et participants.
• Veiller à ce que les panels reflètent la parité, la diversité politique et l’inclusion.

Planification et évaluation des événements

• Développer des plans d’événement, budgets et échéanciers détaillés.
• Gérer les inscriptions, envois électroniques, matériels promotionnels et communications avec les parties prenantes.
• Utiliser des outils comme EventCreate, Zoom, Monday.com et des CRM pour suivre les tâches et contacts.
• Réaliser des sondages post-événement et produire des rapports de synthèse pour améliorer les planifications futures.

Soutien aux sections régionales

• Maintenir la communication régulière avec les sections régionales d’À Voix Égales.
• Offrir un soutien logistique et administratif aux événements organisés localement.
• Partager les meilleures pratiques et ressources pour assurer la cohérence nationale.
• Suivre les besoins des sections et aider à surmonter les défis locaux.

Équité, inclusion et accessibilité

• Appliquer une approche DEIA (diversité, équité, inclusion et accessibilité) dans toutes les étapes de planification.
• S’assurer que les lieux, plateformes et documents sont inclusifs et accessibles.
• Fournir ou identifier des services linguistiques et d’interprétation au besoin.

Qualifications et formation

• 1 à 3 ans d’expérience en coordination d’événements/programmes, gestion à but non lucratif ou gestion de projets.
• Études postsecondaires dans un domaine pertinent (atout).
• Solides compétences organisationnelles et expérience en planification d’événements.
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les CRM et outils de gestion documentaire en ligne.
• Expérience avec NationBuilder, EventCreate, Monday.com ou plateformes similaires (fort atout).
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
• Expérience en coordination et mobilisation de bénévoles.
• Engagement envers les principes de DEIA et capacité à évoluer dans un environnement multipartite.
• Maîtrise du français et de l’anglais (atout).
• Disponibilité à travailler selon un horaire flexible, incluant les soirs et les fins de semaine.

Profil recherché

Vous êtes quelqu’un de professionnel·le, organisé·e et rigoureux·se qui s’épanouit dans des environnements dynamiques, et qui aime combiner le travail d’équipe et l’exécution autonome.

• Souci du détail : Vous valorisez la précision et la qualité.
• Proactivité et adaptabilité : Vous êtes ingénieux·se et orienté·e vers les solutions, et vous aimez relever de nouveaux défis.
• Excellente communication : Vous possédez de solides compétences rédactionnelles, orales et relationnelles.
• Aisance technologique : Vous maîtrisez Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, Zoom, etc.
• Esprit collaboratif : Vous excellez dans la création de partenariats et la collaboration.
• Valeurs fortes : Vous démontrez un engagement envers la diversité, l’équité et l’inclusion et avez de l’expérience dans des milieux multipartites et diversifiés.
• Bilinguisme (français/anglais) : Un atout, mais non obligatoire.

Comment postuler

Faites parvenir votre CV et lettre de motivation à [email protected] d’ici la fin de journée du 30 septembre 2025. Les candidatures seront évaluées de façon continue, donc les soumissions hâtives sont encouragées.

À Voix Égales s’engage à des pratiques d’embauche équitables et inclusives. Nous encourageons les candidatures de personnes racisées, autochtones, LGBTQ+, en situation de handicap et d’autres groupes en quête d’équité. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les personnes qui participent au processus de sélection.

Nous avons hâte de recevoir votre candidature!